Finanzordnung

Finanzordnung SV Rot-Weiß Hadamar e. V.

1.                   Grundsätze

1.1. Der Verein ist nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu führen.

1.2. Für den Gesamtverein und für jede Abteilung gilt generell das Kostendeckungsprinzip im Rahmen des Budgets.

1.3. Auf Grundlage des Solidaritätsprinzips muss der Gesamtverein jeder Abteilung die Aufrechterhaltung des Sportbetriebes ermöglichen.

1.4 Des Weiteren gelten die Grundsätze gemäß § 2 der Vereinssatzung.

2.                   Budgetplan / Haushaltsabschluss / Kassenprüfung

2.1. Zu Beginn eines jeden Geschäftsjahres, sind die zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben in einer Budgetplanung zu veranschlagen und dem Jahresabschluss des vergangenen Jahres gegenüberzustellen. Die Budgetplanung ist nach sachlichen Gesichtspunkten und klar nach Abteilungen zu gliedern. Die Haushalts-ansätze, alle Kalkulationen und notwendigen Schätzungen sollen vorsichtig vorgenommen werden.

2.2. Der Budgetplan wird vom 1. und 2. Schatzmeister sowie dem Geschäftsführer erarbeitet und dem Präsidium zur Beratung und Genehmigung vorgelegt.

2.3. Zum Ende eines jeden Geschäftsjahres (gleich Kalenderjahr), sind die Bücher abzuschließen. Ein entsprechender Jahresabschluss ist zu erstellen. Die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben sind gegenüberzustellen sowie das Vermögen und Verbindlichkeiten zu ermitteln und zu dokumentieren.

2.4. Der Jahresabschluss ist von den gewählten Kassenprüfern, gemäß § 15 der Vereinssatzung zu prüfen. Der Jahresabschluss wird vom Schatzmeister im Einvernehmen mit dem Präsidium der Mitgliederversammlung vorgelegt.

3.                   Rechnungsführung

3.1  Für die Rechnungsführung ist unbeschadet der Gesamtverantwortung des Präsidiums, der Schatzmeister zuständig. Die Kassen- und Kontenführung wird durch Präsidiumsbeschluss geregelt. Die Führung von Kassen und Konten des Vereins außerhalb der eigenen Rechnungsführung ist untersagt. Abteilungskonten, die auf den Namen des Vereins zu lauten haben, sind nur mit der Genehmigung des Präsidiums erlaubt.

3.2. Das Präsidium kann Vereinsmitgliedern für besondere Aufgabenbereiche, Handlungskompetenzen und Kontrollvollmachten übertragen.

4.                   Buchführung

4.1  Die Buchführung des Vereins muss nach den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsgemäßer  Buchführung (GoBd) erfolgen. Für die sachliche und rechnerische Richtigkeit von Belegen und daraus resultierenden Buchungen zeichnet der jeweilige Amtsinhaber im Rahmen der ihm übertragenen Aufgabenbereiche, Vollmachten und Kompetenzen verantwortlich.

4.2. Das Präsidium bzw. die Kassenprüfer haben sich regelmäßig und in geeigneter Weise, von der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung zu überzeugen. Dies geschieht in der Regel durch Berichte des Schatzmeisters in den Präsidiumssitzungen oder in separat angeordneten Kassenprüfungen.

5.                   Kassenführung und Zahlungsverkehr

5.1. Der gesamte Zahlungsverkehr wird über die Vereinskonten und möglichst bargeldlos abgewickelt.

5.3. Einzahlungen werden per Überweisung oder direkt bei der kontoführenden Bank auf das Vereinskonto vorgenommen. Aus- und Einzahlungen werden durch den 1. Schatzmeister bzw. 2 Schatzmeister oder ein anderes autorisiertes Mitglied in Einzelfällen auch über die Barkasse vorgenommen. Über jede Einnahme und Ausgabe muss ein ordnungsgemäßer Beleg vorhanden sein.

5.4. Vor der Anweisung eines Rechnungsbetrages muss die sachliche Berechtigung der Ausgaben bestätigt  werden. Die durch Handzeichen bestätigten Rechnungen sind dem Schatzmeister unter Beachtung von Skonto-Fristen rechtzeitig zur Begleichung einzureichen.

5.5. Es ist darauf zu achten, dass die Rechnung nach § 14 Abs. 4  i. V .m.  § 14a Abs. 5 UStG folgende    Angaben enthalten:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
• Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
• Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Die vorstehenden Angaben sind für Rechnungen mit einem Betrag von über 150 Euro brutto gültig. Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro brutto nicht übersteigt, so genannte Kleinbetragsrechnungen, gelten erleichterte Vorschriften. Hier genügen folgende Angaben:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum der Rechnung,
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe,
• Steuersatz oder
• im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

5.6    Bei Veranstaltungen können die Schatzmeister, notwendige Beträge in Höhe des zu erwartenden Bedarfs als Vorausleistung zahlen. Diese Vorausleistungen sind spätestens 2 Monate nach Beendigung der Veranstaltung abzurechnen.

6.                   Verwendung der Mittel

6.1. Alle Personen, die über Mittel des Vereins verfügen, sind gehalten, sparsam zu sein. Mitgliedern, die gegen  diesen Grundsatz verstoßen, kann die Erstattung ihrer Auslagen verweigert werden.

6.1. Die Mittel des Vereins dürfen nur für satzungsgemäße Zwecke verwendet werden. Die Budgetplanung ist einzuhalten.

7.                   Abrechnungsvorschriften

7.1. Verauslagte erstattungsfähige Kosten werden nur anhand von Kostenaufstellungen erstattet, die spätestens innerhalb von 3 Monaten vorgelegt werden müssen. Dies gilt auch für die Abrechnung von Kostenpauschalen ohne Einzelnachweis.

7.2. Fahrtkosten, Spesen etc. werden nur im Rahmen der nachstehenden Reisekostenregelungen gezahlt.

7.3. Alle Abrechnungen haben zeitnah, mindestens aber einmal im Quartal zu erfolgen. Zum Haushaltsabschluss  haben alle Abrechnungen des Vorjahres, bis spätestens 15.01. des Folgejahres zu erfolgen. Barauslagen sind zum 30.12. des auslaufenden Jahres bei den Schatzmeistern abzurechnen.

7.4  Zuwendungen an Dritte werden nur auf Beschluss des Präsidiums ausgezahlt.

8.                   Spenden und andere Zuwendungen

8.1  Der Verein ist berechtigt, Zuwendungsbestätigungen gemäß § 52 (2) S. 1 Nr. 21 AO auszustellen (Förderung  des Sports). Zuwendungen, für die eine solche Bescheinigung erwünscht wird, müssen mit Angabe der Zweckbestimmung auf das Vereinskonto überwiesen werden. Spenden kommen dem Gesamtverein zugute, wenn sie vom Spender nicht ausdrücklich einem bestimmten Verwendungszweck zugewiesen werden.

8.2. Sachspenden sind mit Finanzumfang nachzuweisen. Vorzugsweise unter Nachweis des Rechnungsbeleges oder formlos bestätigtem marktüblichem Wert. Bescheinigungen für Aufwandsspenden werden vom Verein nur ausgestellt, wenn durch das Mitglied ein Rechtsanspruch auf Zahlung durch den Verein (z. Bsp. durch Beschluss) nachweisbar ist.

8.3. Nicht zweckgebundene Zuschüsse werden im Rahmen der Haushaltsführung verwendet. Jugendzuschüsse sind für die Jugendarbeit zu verwenden.

9.                   Vergütungen

9.1. Übungsleiter/Betreuer

Bei Bedarf und entsprechender Haushaltslage können die im Verein tätigen Übungsleiter bzw. Betreuer eine angemessene Vergütung nach Maßgabe einer Aufwandentschädigung im Sinne des § 3 Nr. 26 EStG erhalten. Die Nachweise für die Übungsleiter- bzw. Betreuerentschädigung wird durch Aufzeichnungen der Abteilungen ermittelt und sind dem Schatzmeister bis zum 28.02 des auf das betreffende Geschäftsjahr folgenden Jahres zu übermitteln.

9.2. Ehrenamtspauschale

Vereinsämter werden grundsätzlich ehrenamtlich ausgeübt.

Mitglieder und Präsidiumsmitglieder können Aufwendungsersatz erhalten.

Der Aufwendungsersatz kann in Form des Auslagenersatzes (Erstattung tatsächlicher Aufwendungen) oder in Form der pauschalen Aufwandsentschädigung oder Tätigkeitsvergütung (z.B. Ehrenamtspauschale bis zur Höhe des Ehrenamtsfreibetrages gemäß § 3 Nr. 26a EStG) geleistet werden. Der Aufwendungsersatz muss entsprechend der geleisteten Aufwendung angemessen sein. Das Präsidium bestimmt am Anfang des Geschäftsjahres die Aufgabenbereiche und benennt die tätigen Mitglieder für die die Ehrenamtspauschale in Frage kommt.

9.3. Fahrtkosten

Ehrenamtlich tätige Mitglieder des Vereins haben Anspruch auf Erstattung ihrer Fahrtkosten, wenn sie im Rahmen im Auftrag des Vereins an Veranstaltungen, Lehrgängen, Wettkämpfen teilnehmen oder Überführungs- bzw. Besorgungsfahrten erledigen.

Die Erstattung der Fahrtkosten erfolgt bei der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel in der jeweils preiswertesten Kategorie bei Vorlage des entwerteten Fahrscheines.

Bei Benutzung eines privaten Pkw werden eine Wegstreckenentschädigung als Fahrtkostenersatz / Reisekostenersatz in folgender Höhe gewährt:

- Wegstreckenentschädigung: 0,30 EUR / km

Voraussetzung für den Ersatz der Fahrtkosten ist eine vom Präsidium sachlich richtig gezeichnete Abrechnung. Diese muss dem Schatzmeister spätestens nach 3 Monaten nach Durchführung der Fahrtbzw. spätestens bis zum 30.12. des laufenden Kalenderjahres vorliegen.

Bei Verzicht auf Erstattung der Fahrtkosten wird auf Wunsch eine Zuwendungsbestätigung (Aufwandsspende) ausgestellt, die beim Finanzamt eingereicht werden kann. Die Verzichtserklärung muss dem Kassenverwalter bis zum 31.03. des Folgejahres vorliegen.

Pauschalabrechnungen sind im Rahmen der steuerlichen Vorschriften möglich.

9.4. sonstige Aufwendungen gemäß § 670 BGB

Kosten für Porto, Telefon, elektronische Kommunikation, Kopierkosten, Druckkosten, Sachmittel für Büroarbeiten werden mit dem tatsächlichen Aufwand vergütet.

Bei Beträgen über € 200,00 je Ausgabe bedarf es eines gesonderten Präsidiumsbeschlusses. Ausgaben darunter können durch den jeweiligen Abteilungsleiter oder jedes Präsidiumsmitglied in Auftrag gegeben werden.

Pauschalabrechnungen sind im Rahmen der steuerlichen Vorschriften möglich.

10.               Beiträge und Gebühren

10.1. Die Beitrags- bzw. Finanzordnung regelt alle Einzelheiten über die Pflichten der Mitglieder zur Entrichtung von Beiträgen (gemäß § 8 der Satzung) und Gebühren an den Verein.

10.2. Der Verein erhebt Beiträge für Aktive, Passive und Rentner, sowie Familien. Alle Mitgliedsbeiträge werden vom Gesamtverein erhoben und verbucht. Die Abteilungen erhalten eine Zuweisung, die im Einvernehmen mit den Abteilungsleitern und dem Präsidium festgelegt wird.  Bei abteilungs-übergreifenden Mitgliedschaften erfolgt die Zuordnung gemäß der EDV-Einschlüsselung, die die Hauptaktivität bzw. Zugehörigkeit zu einer Abteilung bestimmt.

10.3. Die Mitglieder- und Beitragsverwaltung erfolgt durch Datenverarbeitung (EDV). Die persönlichen  Daten der Mitglieder werden nach dem Bundesdatengesetz gespeichert.

10.4. Der Mitgliedsbeitrag und ggf. Umlagen werden von der Mitgliederversammlung  beschlossen. Gebühren legt das Präsidium fest.

10.5. Die Beiträge der Mitglieder staffeln sich wie folgt:

10.6. Der Familienbeitrag wird nur solange berechnet, wie sich die betreffenden Mitglieder im Haushaltsverbund befinden.

10.7. Für zusätzliche Sportangebote (z. B. Sportkurse u. ä.) gelten gesonderte Gebühren, die im Einzelnen  festgelegt werden.

10.8. Für Beiträge, die gemahnt werden müssen, werden Mahngebühren erhoben.

für die erste Mahnung            2,50 EUR
für die zweite Mahnung         5,00 EUR

10.9. Die durch Rücklastschrift verursachten Bankgebühren sind soweit verschuldet, durch das Mitglied bzw. Zahlungspflichtigen zu tragen.

10.10 Veränderungen der persönlichen Verhältnisse sind unverzüglich mitzuteilen.

11.               Fälligkeit und Zahlungsweise der Beiträge

11.1. Die Zahlung des Mitgliedsbeitrages hat grundsätzlich bargeldlos zu erfolgen und wird durch Bankeinzug erhoben. Hierzu hat das Mitglied bzw. der Zahlungspflichtige, dem Verein eine Lastschrifteinzugsermächtigung nach SEPA zu erteilen. Die Einzugsermächtigung kann jederzeit durch das Mitglied widerrufen werden. Etwaige Gebühren, die durch die Nachlässigkeit des Mitglieds entstehen, trägt das Mitglied. Eine Einzugsermächtigung kann über den Aufnahmeantrag oder durch ein separates  SEPA - konformes Formular erteilt werden.

11.2. Der Einzug des Mitgliedsbeitrages durch Abbuchungsverfahren erfolgt jährlich bzw. halbjährlich im Januar bzw. Juli eines jeden Jahres.

11.3. Nur in begründeten Ausnahmenfällen wird die Selbstzahlung akzeptiert. Es erfolgt entsprechend der Fälligkeit eine Rechnungsstellung. Durch den hierzu erforderlichen Mehraufwand wird eine Selbstzahlergebühr von Euro 12,00 p. a erhoben.

11.4. Neue Mitglieder zahlen ab Eintrittsmonat. Der Vereinsaustritt erfolgt nach § 8 Nr. 2 der Satzung schriftlich und unter Wahrung der Kündigungs- bzw. Austrittsfristen. Die Kündigung ist somit zum Ende eines jeden Kalenderhalbjahres mit einer Frist von 4 Wochen zum Ablauf des betreffenden Kalenderhalbjahres möglich. Überzahlter Beitrag wird nach Kündigung nur auf Abforderung erstattet.

12.              Inkraftreten

Diese Finanzordnung tritt mit ihrer Verabschiedung durch das Präsidium am 01.01.2016 in Kraft.